Apa Saja 5 Komponen Utama dalam Sistem Logistik?

Jika ingin memahami sistem logistik dari dasar, lima komponen berikut bisa digunakan sebagai kerangka utama: transportasi, pergudangan, inventory, distribusi, dan sistem informasi.

Catatan penting: tidak ada satu daftar universal yang harus selalu berisi tepat lima komponen. Dalam praktiknya, sistem logistik juga mencakup fungsi dan aktivitas lain seperti order processing, material handling, packaging, dan reverse logistics.

Komponen, Fungsi, dan Divisi Logistik Itu Berbeda

Komponen logistik adalah bagian yang membentuk sistem logistik, fungsi logistik menjelaskan aktivitas yang dijalankan, sedangkan divisi logistik merupakan bagian organisasi yang bertanggung jawab menjalankan fungsi tersebut.

Ikuti WhatsApp Channel SPIL untuk mendapatkan update terbaru seputar logistik, shipping, dan supply chain.

Ketiga istilah ini sering tercampur karena sama-sama berkaitan dengan pengelolaan logistik. Namun, ketiganya memiliki peran yang berbeda dalam melihat bagaimana kegiatan logistik dijalankan.

Dengan membedakan ketiga istilah tersebut, pembahasan logistik menjadi lebih jelas karena dapat memisahkan antara apa yang membentuk sistem, apa yang dikerjakan, dan siapa yang bertanggung jawab.

Bagaimana Sistem Logistik Bekerja?

Sistem logistik bekerja dengan mengatur aliran barang dan informasi secara bersamaan, mulai dari kebutuhan dan persediaan hingga warehouse, transportation, distribution, dan customer.

Aliran barang menunjukkan bagaimana produk bergerak dari satu tahap ke tahap berikutnya. Sementara itu, aliran informasi digunakan untuk mengendalikan pergerakan barang dan memastikan setiap tahap berjalan sesuai kebutuhan.

Prosesnya dapat dimulai dari kebutuhan customer yang menjadi dasar pengelolaan inventory. Informasi tersebut kemudian digunakan untuk mengatur barang di warehouse sebelum masuk ke proses transportation.

Setelah barang bergerak melalui transportation, proses dilanjutkan ke distribution hingga mencapai customer. Pada saat yang sama, informasi dari setiap tahap dapat digunakan untuk mengoordinasikan proses berikutnya.

Secara sederhana, alur sistem logistik dapat digambarkan sebagai berikut:

• Order → menunjukkan kebutuhan yang harus dipenuhi.
• Inventory → menyediakan barang untuk memenuhi kebutuhan.
• Warehouse → mengelola penyimpanan dan kesiapan barang.
• Transportation → memindahkan barang menuju tahap berikutnya.
• Distribution → menyalurkan barang menuju customer.
• Information system → mendukung koordinasi dan pengendalian aliran barang.

Jadi, sistem logistik bekerja sebagai rangkaian yang menghubungkan aliran barang dan informasi agar kebutuhan customer dapat dipenuhi melalui proses yang terkoordinasi.

Apa Saja Fungsi Logistik?

Jika komponen menjawab pertanyaan “bagian apa saja yang ada?”, fungsi menjawab “apa yang dilakukan?”.

Fungsi utama logistik antara lain:

• Pengadaan dan penerimaan barang
• Penyimpanan
• Pengendalian inventory
• Pemrosesan pesanan
• Material handling
• Transportasi
• Distribusi
• Pengelolaan informasi

Satu komponen dapat menjalankan beberapa fungsi. Warehouse, misalnya, tidak hanya menyimpan barang. Di dalamnya terdapat receiving, put-away, storage, picking, handling, packing, dan dispatch.

1. Transportasi dalam Sistem Logistik

Transportasi adalah bagian sistem logistik yang memindahkan barang dari origin ke destination. Pilihan transportasi dipengaruhi oleh karakteristik barang, jarak, kebutuhan waktu, kapasitas, rute, moda, biaya, dan reliability.

Beberapa atribut penting dalam transportasi meliputi:

• Origin dan destination
• Moda transportasi
• Rute
• Kapasitas
• Transit time
• Frekuensi pengiriman
• Reliability

Transportasi juga berkaitan erat dengan lead time. Semakin panjang atau tidak pasti waktu perjalanan, semakin besar dampaknya terhadap perencanaan inventory dan service level.

2. Pergudangan dalam Sistem Logistik

Warehouse adalah bagian sistem logistik yang menangani penerimaan, penyimpanan, pengambilan, penanganan, dan persiapan barang untuk proses berikutnya.

Aktivitas warehouse biasanya mencakup:

• Receiving
• Put-away
• Storage
• Picking
• Packing
• Material handling
• Dispatch

Kapasitas warehouse juga berpengaruh terhadap performa sistem. Warehouse yang terlalu penuh dapat memperlambat picking dan handling. Sebaliknya, kapasitas yang terlalu besar tanpa utilisasi yang sesuai dapat menambah biaya.

Karena itu, warehouse capacity, inventory accuracy, throughput, dan fulfillment perlu dilihat sebagai bagian dari satu proses.

3. Inventory dalam Sistem Logistik

Inventory adalah persediaan barang yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan bisnis atau pelanggan. Tantangannya bukan sekadar memiliki stok sebanyak mungkin. Stok terlalu sedikit dapat menyebabkan stockout. Stok terlalu banyak dapat menyebabkan overstock, menambah kebutuhan storage, dan meningkatkan biaya penyimpanan.

Inventory biasanya dipengaruhi oleh:

• Demand
• Stock level
• Safety stock
• Reorder point
• Lead time
• Demand variability
• Inventory accuracy

Demand dan lead time menjadi dua faktor penting dalam inventory planning. Ketika kebutuhan pelanggan berubah atau waktu replenishment tidak pasti, perusahaan perlu menyesuaikan persediaannya.

4. Distribusi Logistik

Distribusi mengatur bagaimana barang bergerak dari titik penyimpanan menuju lokasi tujuan atau pelanggan. Distribusi berkaitan dengan distribution network, distribution center, delivery, rute, kapasitas, dan service level.

Tujuannya bukan sekadar membuat barang sampai. Barang perlu sampai ke lokasi yang tepat, dalam kondisi yang sesuai, dan pada waktu yang diharapkan. Karena itu, distribusi sangat berkaitan dengan transportasi dan lead time.

5. Order Processing

Order processing menghubungkan kebutuhan pelanggan dengan aktivitas operasional logistik. Ketika order masuk, sistem perlu mengetahui produk yang dipesan, jumlah, tujuan, waktu kebutuhan, dan status pemenuhannya.

Kesalahan pada tahap ini dapat merambat ke proses berikutnya. Order yang salah dapat menyebabkan inventory yang diambil tidak sesuai, warehouse harus melakukan koreksi, atau pengiriman menuju tujuan yang keliru.

6. Material Handling dan Packaging

Material handling mencakup aktivitas memindahkan dan menangani barang selama proses logistik. Peralatannya dapat berupa forklift, pallet, conveyor, hand pallet, rak penyimpanan, dan perangkat lainnya.

Sementara itu, packaging membantu melindungi barang selama storage, handling, dan transportasi. Keduanya memengaruhi keamanan barang sekaligus kecepatan pergerakan di dalam sistem.

7. Sistem Informasi dalam Logistik

Sistem informasi logistik menghubungkan data order, inventory, shipment, jadwal, tracking, dan delivery status.

Informasi ini membantu perusahaan mengetahui apa yang sedang terjadi dan menentukan tindakan berikutnya.

Di sinilah logistics visibility menjadi penting. Semakin baik visibility, semakin mudah perusahaan mendeteksi perubahan atau masalah dalam proses.

Physical Flow dan Information Flow Harus Sinkron

Sistem logistik memiliki dua aliran yang berjalan bersamaan: physical flow dan information flow.

Masalah muncul ketika kedua aliran ini tidak sinkron.

Contohnya, barang sudah dikirim tetapi status shipment belum diperbarui. Secara fisik barang bergerak, tetapi perusahaan belum memiliki informasi yang cukup untuk mengetahui kondisinya. Kasus sebaliknya juga bisa terjadi. Sistem menunjukkan stok tersedia, tetapi stok fisiknya sudah habis. Data yang salah akhirnya menghasilkan keputusan yang salah.

Bagaimana Komponen Logistik Saling Memengaruhi?

Insight penting: efisiensi satu bagian belum tentu meningkatkan efisiensi seluruh sistem. Misalnya, warehouse dipercepat dari 700 menjadi 1.000 order per hari. Namun, jika transportasi hanya mampu mengangkut 700 order, barang akan menumpuk di area dispatch. Dalam kondisi seperti ini, mempercepat warehouse bukan solusi. Bottleneck-nya berada di transportasi.

Apa Itu Logistics Bottleneck?

Logistics bottleneck adalah titik dalam proses yang membatasi kemampuan keseluruhan sistem. Bottleneck dapat muncul di warehouse, transportasi, inventory, order processing, atau sistem informasi.

Contoh sederhana:

Karena itu, ketika terjadi keterlambatan, jangan langsung mempercepat proses yang terlihat paling lambat. Cari terlebih dahulu titik yang benar-benar membatasi throughput sistem.

Biaya, Kecepatan, Inventory, dan Service Level Saling Berkaitan

Salah satu kesalahan dalam mengelola logistik adalah mengoptimalkan biaya secara terpisah. Misalnya, perusahaan mengurangi frekuensi pengiriman untuk menekan biaya transportasi. Biaya transportasi mungkin turun, tetapi inventory yang harus disimpan dapat meningkat.

Atau perusahaan mempercepat pengiriman dengan kapasitas transportasi yang lebih mahal. Lead time membaik, tetapi logistics cost meningkat. Karena itu, keputusan logistik biasanya merupakan trade-off antara cost, speed, inventory, capacity, dan service level.

Bagaimana Mengukur Kinerja Sistem Logistik?

Gunakan KPI yang mewakili tujuan operasional dan layanan.

Jangan menilai satu KPI sendirian. Logistics cost yang turun belum tentu menunjukkan sistem yang lebih baik jika lead time meningkat dan service level menurun.

Apa Peran Teknologi dalam Sistem Logistik?

Peran teknologi dalam sistem logistik adalah menghubungkan data, proses, dan informasi agar pergerakan barang dapat dikelola secara lebih terkoordinasi. Teknologi membantu menghubungkan aktivitas yang sebelumnya berjalan secara terpisah, mulai dari pengelolaan inventory, warehouse, transportation, hingga distribution.

Dalam operasional warehouse, Warehouse Management System (WMS) membantu mendukung pengelolaan aktivitas seperti penerimaan, penyimpanan, pengambilan, dan pengeluaran barang.

Sementara itu, Transportation Management System (TMS) membantu mengelola informasi dan aktivitas yang berkaitan dengan transportation, termasuk perencanaan dan pemantauan pengiriman.

Integrasi data dari berbagai proses tersebut membantu bisnis memperoleh informasi yang lebih terhubung mengenai posisi barang, status pengiriman, dan kebutuhan operasional. Teknologi juga dapat membantu mempercepat pertukaran informasi antara warehouse, transportation, distribution, dan pihak lain yang terlibat dalam rantai pasok.

Dengan demikian, teknologi bukan hanya digunakan untuk menyimpan data, tetapi juga untuk mendukung koordinasi antara aliran barang dan aliran informasi dalam sistem logistik. Intinya, teknologi membuat sistem logistik lebih terhubung karena data dan proses dari berbagai tahap dapat dikelola sebagai bagian dari satu alur operasional.

Contoh Sistem Logistik dalam Operasi Bisnis

Misalnya sebuah perusahaan perlu mengirim produk dari pusat produksi ke pelanggan di kota lain.

1. Order diterima.
2. Inventory diperiksa.
3. Barang diambil dari warehouse.
4. Barang dikemas.
5. Transportasi dipilih dan dijadwalkan.
6. Barang dikirim.
7. Status shipment diperbarui.
8. Barang diterima pelanggan.

Terlihat sederhana, tetapi banyak komponen bekerja di belakangnya.

Jika inventory tidak akurat, picking dapat terganggu. Jika warehouse terlambat menyiapkan barang, transportasi dapat menunggu. Jika informasi shipment tidak tersedia, perusahaan kesulitan mengetahui posisi barang.

Jadi, logistik bukan sekadar aktivitas mengirim barang. Logistik adalah sistem yang mengatur hubungan antara barang, inventory, fasilitas, transportasi, informasi, dan keputusan operasional.

Checklist Sistem Logistik

• ☐ Transportasi memiliki kapasitas dan jadwal yang jelas.
• ☐ Warehouse memiliki kapasitas yang sesuai.
• ☐ Inventory tercatat secara akurat.
• ☐ Demand dan lead time dipertimbangkan dalam inventory planning.
• ☐ Order diproses secara akurat.
• ☐ Material handling berjalan efisien.
• ☐ Packaging sesuai karakteristik barang.
• ☐ Status shipment dapat dipantau.
• ☐ Data inventory dan pengiriman saling terhubung.
• ☐ KPI logistik dipantau secara berkala.
• ☐ Bottleneck dapat diidentifikasi.
• ☐ Ada proses untuk menangani logistics exception.

Kesalahan Umum dalam Mengelola Sistem Logistik

1. Mengoptimalkan satu bagian saja

Mempercepat warehouse tidak akan banyak membantu jika transportasi menjadi bottleneck.

2. Hanya mengejar biaya rendah

Biaya rendah dapat terlihat bagus di laporan, tetapi belum tentu bagus untuk service level dan lead time.

3. Mengabaikan kualitas data

Data inventory atau shipment yang salah dapat menghasilkan keputusan yang salah.

4. Mengabaikan information flow

Barang dapat bergerak dengan benar, tetapi perusahaan tetap kesulitan mengendalikan proses jika informasi terlambat.

5. Tidak memantau bottleneck

Masalah kecil di satu titik dapat berubah menjadi keterlambatan yang lebih besar ketika tidak segera ditangani.

FAQ tentang Bagian-Bagian dalam Sistem Logistik

Apa saja bagian utama dalam sistem logistik?

Bagian utama sistem logistik adalah transportasi, pergudangan, inventory, distribusi, dan sistem informasi. Sistem juga melibatkan aktivitas pendukung seperti order processing, material handling, packaging, dan reverse logistics.

Apa perbedaan komponen dan fungsi logistik?

Komponen adalah bagian yang membentuk sistem, sedangkan fungsi adalah aktivitas yang dilakukan di dalam sistem. Warehouse adalah komponen, sementara storage, picking, dan handling adalah contoh aktivitasnya.

Mengapa informasi penting dalam sistem logistik?

Informasi menghubungkan order, inventory, warehouse, transportasi, dan shipment. Data yang akurat membantu perusahaan meningkatkan visibility dan mengambil keputusan lebih cepat.

Apa yang dimaksud dengan logistics bottleneck?

Logistics bottleneck adalah titik yang membatasi kemampuan keseluruhan sistem. Bottleneck dapat terjadi pada transportasi, warehouse, inventory, order processing, atau sistem informasi.

Bagaimana cara mengukur kinerja sistem logistik?

Kinerja dapat diukur melalui KPI seperti lead time, on-time delivery, inventory accuracy, order accuracy, inventory turnover, service level, dan logistics cost.

Key Takeaways

• Lima komponen inti: transportasi, warehouse, inventory, distribusi, dan sistem informasi.
• Komponen ≠ fungsi: komponen adalah bagian sistem, sedangkan fungsi adalah aktivitas yang dilakukan.
• Barang dan informasi harus sinkron: physical flow membutuhkan information flow yang akurat.
• Satu masalah dapat merambat: keterlambatan pada satu titik dapat memengaruhi proses berikutnya.
• Cari bottleneck: jangan langsung mengoptimalkan bagian yang terlihat paling lambat.
• Gunakan KPI bersama-sama: cost, lead time, inventory, dan service level saling berkaitan.
• Teknologi harus menghasilkan keputusan yang lebih baik: bukan sekadar menambah software.

Solusi Logistik yang Terintegrasi

Ketika transportasi, warehouse, inventory, distribusi, dan informasi semakin kompleks, perusahaan membutuhkan koordinasi yang lebih baik antarproses.

Jika bisnis Anda membutuhkan solusi logistik yang terintegrasi, efisien, dan terpercaya di seluruh Indonesia, SPIL hadir dengan layanan multimoda, jaringan nasional, teknologi mySPIL Reloaded, dan dukungan end-to-end logistics ecosystem.